01 / 06
Kosten und Zeit explodieren
Jede neue Stelle füllt nur die Lücke, die der letzte Wachstumsschritt gerissen hat. Ihr stellt ein, um nicht langsamer zu werden - nicht, um schneller zu werden.
Ben Teige · Justus Cappel
Integration & Betrieb · Forschung & Engineering
Was euer bestes Team jeden Tag ausbremst.
Das hier sind keine Ausnahmen - das ist die Realität, mit der unsere Kunden zu uns kommen. Und die ihre digitalen Kollegen ab dem ersten Tag übernehmen.
02 / 06
Google-Sheets-Wildwuchs
Sechs Tabellen, sechs Wahrheiten, kein gemeinsamer Stand. Das Monatsreporting beginnt mit einer Abstimmungsrunde - bevor irgendjemand auf Zahlen schauen kann.
03 / 06
Datensilos überall
Wer eine Kundenakte sehen will, klickt sich durch drei Tools - und merkt am Ende, dass das Entscheidende im Mail-Postfach hängt. Jeder Vorgang beginnt mit Recherche statt mit Arbeit.
04 / 06
Manuelle Datenpflege
Copy-Paste ist die heimliche Hauptaufgabe halber Teams. Im Reporting taucht diese Stunde nirgendwo auf - die Fehler, die dabei entstehen, dafür umso prominenter.
05 / 06
CRM widerspricht der Liste
Vertrieb sagt A, Buchhaltung B, das CRM behauptet C. Entscheidungen verschieben sich nicht, weil ihr zögert - sondern weil keiner sagen kann, welche Zahl stimmt.
06 / 06
Kein Überblick über To-Dos
Aufgaben aus Meetings, Mails und Chats liegen verstreut auf zehn Plattformen. Was hängt, fällt erst auf, wenn ein Kunde nachfragt - und dann ist es zu spät, ruhig zu reagieren.
Wir wollten ein System, das mit unserem Tempo mithält - und genau das haben wir uns bauen lassen. Heute läuft unser Recruiting so rund, wie wir's immer wollten.
Ihr effizientester Angestellter: Vom Prozess zum produktiven digitalen Kollegen - in vier Phasen.
Wie ein menschlicher Mitarbeiter braucht auch ein digitaler Kollege ein klares Aufgabenprofil. Wir definieren es gemeinsam mit euch, weisen ihm die passenden Aufgaben zu, integrieren ihn in eure Systeme und betreiben ihn dauerhaft - durchgehend in unserer Hand.
- 01Phase 1
Analysieren
Workshops und Prozess-Mapping mit allen Beteiligten. Wir dokumentieren Datenflüsse, Sonderfälle und Schnittstellen so präzise, dass nichts an den nächsten Phasen vorbeiläuft.
- 02Phase 2
Konzipieren
Lösungs-Architektur, klare Erfolgskriterien, definierte KPIs. Wir legen fest, was der digitale Kollege können muss - und woran wir messen, ob er den Job macht.
- 03Phase 3
Implementieren
Engineering, Integration in eure Systeme, Tests gegen reale Daten. Wir bauen selbst - keine externe Werkstatt, keine Übergaben.
- 04Phase 4
Betreiben
Live-Monitoring, kontinuierliche Optimierung, Weiterentwicklung. Der Kollege bleibt in unserer Hand - wir merken Probleme, bevor euer Team eine E-Mail schreiben muss.
Fähigkeiten & Anbindungen
Der digitale Kollege - wo er hingreift, wer ihn hört, womit er denkt.
Hände
Arbeitet in euren Systemen
Liest, schreibt, aktualisiert - in den Systemen, in denen eure Prozesse ohnehin laufen. Kein Parallelsystem, keine zweite Datenquelle.
Integrationen
- Salesforce
- HubSpot
- Microsoft Dynamics 365
- lexoffice
- Hero
- Salessuite
- Airtable
- n8n
HubSpot 
Airtable 
n8n Stimme & Ohren
Spricht mit Team und Kunden
Nimmt Anfragen entgegen, antwortet, eskaliert sauber - auf den Kanälen, auf denen eure Kunden ohnehin schreiben. Niemand muss ein neues Tool lernen.
Integrationen
- Microsoft Teams
- Outlook
- Slack
- WhatsApp
- Facebook
- Google
Gehirn
Denkt mit Sprachmodellen
Pro Aufgabe das passende Modell - und ihr entscheidet, welche Daten welches Modell sehen dürfen.
Integrationen
- OpenAI
- Anthropic Claude
Anthropic Claude Euer System steht nicht dabei? Schnittstellen sind unser Tagesgeschäft - wir bauen die Anbindung.
Alle genannten Marken, Produktnamen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Ihre Nennung dient ausschließlich der Beschreibung von Integrationen und impliziert keine Partnerschaft oder Befürwortung.
Ich komme mit den verschiedensten Anforderungen, und es kommt immer eine passende Lösung zurück - ehrlich, durchdacht, ohne Verkaufsgeschwätz. Auf so eine Zusammenarbeit kann man bauen.
Eure neuen Kollegen.
Fünf einsatzbereite Spezialisten - jeder auf einen Bereich fokussiert.
-
ClaraAssistenz der GeschäftsführungHält Kommunikation, Termine und Fristen eurer Geschäftsführung im Griff - und hakt aktiv bei euren Mitarbeitern nach, sobald deren Aufgaben hängen.
- Triagiert E-Mail, Slack, Teams, Outlook, eure Helpdesk-Mailbox - was immer ihr nutzt. Standardfälle direkt, alles Kritische als Entwurf zur Freigabe
- Plant Termine über mehrere Kalender hinweg und liefert vor jedem Meeting ein kurzes Briefing
- Verfolgt eure Fristen, die eurer Mitarbeiter und offene Aufgaben aus Meetings - hakt aktiv bei den Verantwortlichen nach
KPIs folgen -
ThomasControlling & FinanceVerschafft euch jederzeit Klarheit, wo jedes Projekt und jeder Euro steht - und meldet Probleme, bevor sie teuer werden.
- Fragt von sich aus ab, wie eure Projekte laufen und wo es klemmt - bei den Verantwortlichen wie in den Systemen - und bündelt alles in einer Übersicht, statt dass ihr es zusammensucht
- Verfolgt Aufwände, Budgets und Margen je Projekt
- Überwacht offene Posten und Zahlungen, hält die Liquiditäts- und Dispo-Planung aktuell
KPIs folgen -
MiraRecruiting-SpezialistinÜbernimmt die telefonische Vorqualifizierung eurer Bewerber - ihr sprecht am Ende nur noch mit denen, die wirklich passen.
- Ruft eure Bewerber an und gleicht im Gespräch eure Kriterien ab - auch abends und am Wochenende, wenn Berufstätige überhaupt erreichbar sind, und das bei vielen Bewerbungen gleichzeitig
- Fasst jedes Gespräch strukturiert zusammen - ihr bekommt pro Kandidat das Wesentliche auf einen Blick, statt Aufnahmen durchzuhören. Die Auswahl trefft ihr.
- Hält eure Bewerber auf dem Laufenden und übernimmt sämtliche Kommunikation
KPIs folgen -
LisaMarketing-Operations-SpezialistinMacht eure Werbemittel und Social-Posts, hält sie über alle Kanäle in eurem Look - und zeigt, was davon wirkt.
- Erstellt Ads, Flyer und Social-Posts in eurer CI - vom Layout bis zur fertigen Datei. Anpassungen auf Zuruf, Freigabe bei euch.
- Adaptiert eure Inhalte für jeden Kanal, den ihr bespielt - Social, Newsletter, Print, Web - jeweils im passenden Format und Look
- Liefert wöchentlich, was lief: Reichweite, Klicks, Anfragen pro Kanal - und Empfehlungen fürs nächste Set
KPIs folgen -
TobiasCopywriterSchreibt für euch jede Art von Text - vom Werbespruch bis zum Konzeptpapier - in eurer Tonalität und mit eurem Fachwissen.
- Verfasst Werbetexte für eure Anzeigen, Flyer und Posts - Headlines, Fließtext, Calls-to-Action. Freigabe bleibt bei euch.
- Bereitet Konzeptpapiere, Zusammenfassungen und Artikel vor - recherchiert, strukturiert, formuliert
- Macht aus euren Sprachnachrichten, Stichpunkten oder Roh-Diktaten fertige Mails, Memos und Briefings
KPIs folgen
Nächster Schritt
Welcher Kollege löst euer dringendstes Problem?
In 30 Minuten klären wir, wo ein digitaler Kollege bei euch
am schnellsten Wirkung zeigt - kostenlos und unverbindlich.
Was unsere Kunden messen.
Aktuelle KPIs aus dem laufenden Betrieb.
-
über 75%Performance-Zugewinn in der Fulfillmentpipeline
KW Media GmbH · Recruitment-Marketing
- über 120 Stunden
Arbeitslast werden monatlich eingespart
KW Media GmbH · Recruitment-Marketing
- 5 → 1 Kanal
Bewerber-Aggregation über Kommunikationskanäle
KW Media GmbH · Recruitment-Marketing
Über uns.
Zwei Gründer. Keine Schicht dazwischen.
Warum wir das tun
Das meiste, was heute „KI-Lösung" heißt, ist eine API, an einen Chat geklemmt - läuft in der Demo, scheitert im Betrieb: an gewachsenen Systemen, an Sonderfällen, an allem, wofür es keine fertige Schnittstelle gibt. Genau da fängt für uns die Arbeit erst an.
Wir sind Software-Engineers, keine Klick-Bastler - der eine aus Jahren in regulierter Enterprise-IT, der andere aus der Promotion zu genau diesen Systemen. Wo andere aufgeben, weil das passende Plugin fehlt, bauen wir es. Und es bleibt nicht beim einzelnen Kollegen: Für Personal- und Marketingagenturen etwa entwickeln wir komplette Systeme, die einen ganzen Betrieb tragen. Das ist der Unterschied zwischen einem KI-Kollegen, der im Pitch glänzt, und einem, der im Tagesgeschäft liefert.
Und egal, wie viel unsere Kollegen übernehmen - die Kontrolle bleibt bei euch. Den Alltag erledigen sie selbstständig; alles, was zählt, läuft über eure Freigabe, nie über das Modell allein. In der Forschung heißt das Human-in-the-Loop: der Mensch bleibt an der Entscheidung, nicht außen vor. Für uns ist das kein Schalter, den man umlegt, sondern die Art, wie wir bauen.
Ben Teige
Gründer · Integration & Betrieb Über 5 Jahre im IT-Consulting für die Finanzbranche tätig. Versteht aus seiner Arbeit mit komplexen IT-Landschaften und regulierten Umgebungen, welche Anforderungen IT-Systeme erfüllen müssen. Sorgt dafür, dass unsere Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern sich auch sauber in bestehende Infrastrukturen einfügen.
Justus Cappel
Gründer · Forschung & Engineering Doktorand am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Geschäftsprozessmanagement der Universität Münster. Sein Forschungsfeld ist Human-in-the-Loop - wie Mensch und KI in Geschäftsprozessen zusammenarbeiten, um Nutzen zu maximieren, aber zugleich die Kontrolle zu behalten. Was er erforscht, baut er bei uns ein: in jeden Prozess, der bei euch läuft.
Was uns unterscheidet
- Die meisten nutzen KI. Wir verstehen sie. Unser Know-how kommt aus aktueller Forschung und Jahren in regulierter Enterprise-IT, nicht aus dem Tool-Tutorial. Deshalb bauen wir, woran Tools von der Stange scheitern - vom einzelnen Kollegen bis zur kompletten Geschäftslösung.
- Human-in-the-Loop, kein Autopilot. Unsere KI übernimmt die Arbeit, nicht die Entscheidung: Routine läuft automatisch, alles Kritische kommt zu euch zur Freigabe.
- Eure Daten bleiben eure Daten. Ihr bestimmt, was überhaupt an ein Modell geht; Sensibles anonymisieren wir vorher. Verarbeitet wird nach DSGVO, gehostet in der EU.
- Direkter Draht zu beiden Gründern. Keine Account-Manager-Schicht, kein Ticket-Karussell. Ihr redet mit denen, die bauen - vom ersten Gespräch bis in den Betrieb.
- Geradlinige Umsetzung. Kurze Klärung vorweg, dann wird gebaut und geliefert. Keine Tagewerk-Rechnungen, kein Projekt ohne Ende.
- Auf Dauer gebaut, nicht auf den Abschluss. Was bei euch läuft, muss jeden Monat liefern - deshalb setzen wir auf Zusammenarbeit, die bleibt, statt auf den schnellen Verkauf.
Erstgespräch anfragen.
Wir sehen uns eure Abläufe an und sagen ehrlich, was sich lohnt - und was nicht.
30 Minuten · Kostenlos · Online oder vor Ort
Erstgespräch anfragen
Häufige Fragen.
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Wie lange dauert die Einführung?
Die Kollegen sind fertige Produkte, die wir auf euch zuschneiden - keine Monatsprojekte. Sobald wir Zugang zu den relevanten Systemen und einen Blick auf euren Ablauf haben, arbeitet der erste Kollege meist in 2 Wochen produktiv. Euer Aufwand beschränkt sich auf das, was nur ihr liefern könnt: Zugänge, eure Wissensbasis, ein paar Beispiele für „so ist es richtig erledigt“. -
Was passiert, wenn der KI-Kollege Fehler macht? Wer trägt die Verantwortung?
Eure neuen Kollegen arbeiten nach dem Human-in-the-Loop Prinzip: Routinefälle laufen automatisch, alles Kritische landet als Vorschlag bei euch - der Kollege bereitet vor, ihr gebt frei. So entsteht kein Schaden durch eine Aktion, die niemand gesehen hat. Die Entscheidung bleibt bei euch, und genau deshalb behaltet ihr die Kontrolle über das, was passiert. -
Wie steht es um Datenschutz und Datenhoheit?
Eure Daten bleiben eure Daten. Hosting ausschließlich in der EU, DSGVO-konform, eure Inhalte trainieren keine fremden Modelle. Zusätzlich können kritische Daten anonymisiert werden, bevor die KI damit arbeitet. Und ihr bestimmt jederzeit, worauf ein Kollege zugreifen darf und worauf nicht. -
Was kostet das ungefähr?
Integration des neuen Kollegen in eure Systemlandschaft (individuell) und anschließend ein fester Monatspreis pro Kollege - kein Beratungstagewerk, keine versteckten Posten. Der Maßstab: Ein Kollege kostet spürbar weniger als die Stelle, die er entlastet oder besetzt. Was es für euren Fall konkret ist, hängt von Umfang und Anzahl der Kollegen ab - das klären wir vorab in einer kurzen Konzeptphase, in der wir den Tätigkeitsumfang definieren und die Kosten offenlegen. -
Brauchen wir intern KI-Kompetenz?
Nein. Wir weisen dem Kollegen gemeinsam Aufgaben zu wie einem menschlichen Mitarbeiter. Kommunikation in normaler Sprache, kein Code, keine Prompt-Kunst. Aufbau, Betrieb und Wartung übernehmen wir. Ihr bringt das Wissen über euren Prozess mit, den Rest macht der Kollege. -
Läuft das mit unseren bestehenden Systemen?
Ja. Die Kollegen docken an das an, was ihr schon nutzt - E-Mail, CRM, ERP, Helpdesk, Kalender und weiteres. Wir sind Software-Engineers, keine Klick-Bastler: fehlt eine Schnittstelle, bauen wir sie. Was konkret geht, sagen wir euch nach einem Blick auf eure Systemlandschaft - ehrlich, auch wenn die Antwort mal „das lohnt sich nicht“ lautet. -
Was, wenn wir mit der Lösung nicht zufrieden sind?
Dem beugen wir vor, bevor es losgeht: In einem kurzen gemeinsamen Schritt klären wir die Dinge, an denen es sonst scheitert - Was ist euch besonders wichtig? Woran messt ihr den Erfolg? Daran richten wir den Kollegen aus. Und falls es trotzdem nicht passt: jeder Kollege hat kurze Kündigungsfristen. -
Können wir nur einzelne Kollegen einsetzen oder ist das ein Paket?
Einzeln. Jeder Kollege ist eigenständig - ihr fangt dort an, wo der Schmerz am größten ist, und holt weitere dazu, wenn es sich rechnet. Kein Paketzwang.