01 / 06
Kosten und Zeit explodieren
Jede neue Stelle füllt nur die Lücke, die der letzte Wachstumsschritt gerissen hat. Am Ende wächst das Team und die Geschwindigkeit bleibt dieselbe.
Ben Teige · Justus Cappel
Integration & Betrieb · Forschung & Engineering
Was euer bestes Team jeden Tag ausbremst.
Das ist die Realität, mit der unsere Kunden zu uns kommen. Und das, was ihre digitalen Kollegen ab dem ersten Tag übernehmen.
02 / 06
Google-Sheets-Wildwuchs
Sechs Tabellen, sechs Wahrheiten. Das Monatsreporting beginnt mit einer Abstimmungsrunde, bevor überhaupt jemand auf Zahlen schauen kann.
03 / 06
Datensilos überall
Wer eine Kundenakte sehen will, klickt sich durch drei Tools und merkt am Ende, dass das Entscheidende im Mail-Postfach hängt. Jeder Vorgang beginnt mit einer Suche.
04 / 06
Manuelle Datenpflege
Copy-Paste ist die heimliche Hauptaufgabe halber Teams. Im Reporting taucht diese Stunde nirgendwo auf. Die Fehler, die dabei entstehen, sehr wohl.
05 / 06
CRM widerspricht der Liste
Vertrieb sagt A, Buchhaltung B, das CRM behauptet C. Entscheidungen verschieben sich, weil niemand sagen kann, welche Zahl stimmt.
06 / 06
Kein Überblick über To-Dos
Aufgaben aus Meetings, Mails und Chats liegen verstreut auf zehn Plattformen. Was hängt, fällt erst auf, wenn ein Kunde nachfragt. Dann ist es für eine ruhige Reaktion zu spät.
Was unsere Kunden messen.
Echte Ergebnisse aus realen Kunden-Pipelines, im täglichen Produktiveinsatz.
Pilot-Mandant · KW Media Echtzeit-Recruiting
Acht isolierte Phasen. Eine zentrale Pipeline.
„Vom Kampagnen-Setup bis zum qualifizierten Kandidaten: Unsere gesamte Recruiting-Maschine läuft heute größtenteils automatisch über eine zentrale Pipeline.“
400+ Betreute Kunden im Produktiveinsatz
< 2 Min Kampagnen-Setup vollständig automatisiert
0 Manuelle Brüche durchgängige Pipeline
Fabio Weitz
Geschäftsführer KW Media GmbH
Ihr effizientester Angestellter: vom Prozess zum produktiven digitalen Kollegen in vier Phasen.
Wie ein menschlicher Mitarbeiter braucht auch ein digitaler Kollege ein klares Aufgabenprofil. Wir definieren es gemeinsam mit euch, weisen ihm die passenden Aufgaben zu, integrieren ihn in eure Systeme und betreiben ihn dauerhaft, durchgehend in unserer Hand.
- 01Phase 1
Analysieren
Workshops und Prozess-Mapping mit allen Beteiligten. Wir dokumentieren Datenflüsse, Sonderfälle und Schnittstellen so präzise, dass nichts an den nächsten Phasen vorbeiläuft.
- 02Phase 2
Konzipieren
Wir entwerfen die Lösungs-Architektur und legen fest, was der digitale Kollege können muss. Dazu bestimmen wir die Kennzahlen, an denen wir messen, ob er den Job macht.
- 03Phase 3
Implementieren
Wir bauen die Lösung, integrieren sie in eure Systeme und testen gegen reale Daten. Entwickelt wird komplett im eigenen Haus.
- 04Phase 4
Betreiben
Wir überwachen den Betrieb live und entwickeln den Kollegen weiter. Er bleibt in unserer Hand, deshalb merken wir Probleme, bevor euer Team eine E-Mail schreiben muss.
Fähigkeiten & Anbindungen
Der digitale Kollege: wo er hingreift, wer ihn hört, womit er denkt.
Hände
Arbeitet in euren Systemen
Liest, schreibt und aktualisiert in den Systemen, in denen eure Prozesse ohnehin laufen. Ein Parallelsystem oder eine zweite Datenquelle braucht es dafür nicht.
Integrationen
- Salesforce
- HubSpot
- Microsoft Dynamics 365
- lexoffice
- Hero
- Salessuite
- Airtable
- n8n
HubSpot 
Airtable 
n8n Stimme & Ohren
Spricht mit Team und Kunden
Nimmt Anfragen entgegen, antwortet und eskaliert sauber, auf den Kanälen, auf denen eure Kunden ohnehin schreiben. Niemand muss ein neues Tool lernen.
Integrationen
- Microsoft Teams
- Outlook
- Slack
- WhatsApp
- Facebook
- Google
Gehirn
Denkt mit Sprachmodellen
Pro Aufgabe das passende Modell. Ihr entscheidet, welche Daten welches Modell sehen dürfen.
Integrationen
- OpenAI
- Anthropic Claude
Anthropic Claude Euer System steht nicht dabei? Schnittstellen sind unser Tagesgeschäft, wir bauen die Anbindung.
Alle genannten Marken, Produktnamen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Ihre Nennung dient ausschließlich der Beschreibung von Integrationen und impliziert keine Partnerschaft oder Befürwortung.
Ich komme mit den verschiedensten Anforderungen, und es kommt immer eine passende Lösung zurück – ehrlich, durchdacht, ohne Verkaufsgeschwätz. Auf so eine Zusammenarbeit kann man bauen.
Eure neuen Kollegen.
Fünf einsatzbereite Spezialisten, jeder auf einen Bereich fokussiert.
-
ClaraAssistenz der GeschäftsführungHält Kommunikation, Termine und Fristen eurer Geschäftsführung im Griff und hakt bei euren Mitarbeitern nach, sobald deren Aufgaben hängen.
- Triagiert E-Mail, Slack, Teams, Outlook, eure Helpdesk-Mailbox, was immer ihr nutzt. Standardfälle direkt, alles Kritische als Entwurf zur Freigabe
- Plant Termine über mehrere Kalender hinweg und liefert vor jedem Meeting ein kurzes Briefing
- Verfolgt eure Fristen, die eurer Mitarbeiter und offene Aufgaben aus Meetings und hakt bei den Verantwortlichen nach
KPIs folgen -
ThomasControlling & FinanceVerschafft euch jederzeit Klarheit, wo jedes Projekt und jeder Euro steht, und meldet Probleme, bevor sie teuer werden.
- Fragt bei den Verantwortlichen und in den Systemen von sich aus ab, wie eure Projekte laufen und wo es klemmt, und bündelt alles in einer fertigen Übersicht
- Verfolgt Aufwände, Budgets und Margen je Projekt
- Überwacht offene Posten und Zahlungen, hält die Liquiditäts- und Dispo-Planung aktuell
KPIs folgen -
MiraRecruiting-SpezialistinÜbernimmt die telefonische Vorqualifizierung eurer Bewerber. Ihr sprecht am Ende nur noch mit denen, die wirklich passen.
- Ruft eure Bewerber an und gleicht im Gespräch eure Kriterien ab, auch abends und am Wochenende, wenn Berufstätige überhaupt erreichbar sind, und das bei vielen Bewerbungen gleichzeitig
- Fasst jedes Gespräch strukturiert zusammen. Ihr bekommt pro Kandidat das Wesentliche auf einen Blick, ohne Aufnahmen durchzuhören. Die Auswahl trefft ihr.
- Hält eure Bewerber auf dem Laufenden und übernimmt sämtliche Kommunikation
Recruiting-Pipeline ansehenKPIs folgen -
LisaMarketing-Operations-SpezialistinMacht eure Werbemittel und Social-Posts, hält sie über alle Kanäle in eurem Look und zeigt, was davon wirkt.
- Erstellt Ads, Flyer und Social-Posts in eurer CI, vom Layout bis zur fertigen Datei. Anpassungen auf Zuruf, Freigabe bei euch.
- Adaptiert eure Inhalte für jeden Kanal, den ihr bespielt: Social, Newsletter, Print, Web, jeweils im passenden Format und Look
- Liefert wöchentlich, was lief: Reichweite, Klicks und Anfragen pro Kanal, dazu Empfehlungen fürs nächste Set
KPIs folgen -
TobiasCopywriterSchreibt für euch jede Art von Text, vom Werbespruch bis zum Konzeptpapier, in eurer Tonalität und mit eurem Fachwissen.
- Verfasst Werbetexte für eure Anzeigen, Flyer und Posts: Headlines, Fließtext, Calls-to-Action. Freigabe bleibt bei euch.
- Recherchiert, strukturiert und formuliert Konzeptpapiere, Zusammenfassungen und Artikel
- Macht aus euren Sprachnachrichten, Stichpunkten oder Roh-Diktaten fertige Mails, Memos und Briefings
KPIs folgen
Nächster Schritt
Welcher Kollege löst euer dringendstes Problem?
In 30 Minuten klären wir, wo ein digitaler Kollege bei euch
am schnellsten Wirkung zeigt, kostenlos und unverbindlich.
Wir wollten ein System, das mit unserem Tempo mithält – und genau das haben wir uns bauen lassen. Heute läuft unser Recruiting so rund, wie wir's immer wollten.
Über uns.
Zwei Gründer. Keine Schicht dazwischen.
Warum wir das tun
Das meiste, was heute „KI-Lösung" heißt, ist eine API, an einen Chat geklemmt. Das läuft in der Demo und scheitert im Betrieb: an gewachsenen Systemen, an Sonderfällen, an allem, wofür es keine fertige Schnittstelle gibt. Dort fängt unsere Arbeit an.
Wir sind Software-Engineers. Der eine kommt aus Jahren in regulierter Enterprise-IT, der andere aus der Promotion zu diesen Systemen. Wo andere aufgeben, weil das passende Plugin fehlt, bauen wir es. Und es bleibt nicht beim einzelnen Kollegen: Für Personal- und Marketingagenturen etwa entwickeln wir komplette Systeme, die einen ganzen Betrieb tragen.
Und egal, wie viel unsere Kollegen übernehmen: die Kontrolle bleibt bei euch. Den Alltag erledigen sie selbstständig; alles, was zählt, läuft über eure Freigabe, nie über das Modell allein. In der Forschung heißt das Human-in-the-Loop, der Mensch bleibt an der Entscheidung. So bauen wir grundsätzlich, in jedem Projekt.
Ben Teige
Gründer · Integration & Betrieb Über 5 Jahre im IT-Consulting für die Finanzbranche tätig. Versteht aus seiner Arbeit mit komplexen IT-Landschaften und regulierten Umgebungen, welche Anforderungen IT-Systeme erfüllen müssen. Sorgt dafür, dass unsere Lösungen technisch funktionieren und sich sauber in bestehende Infrastrukturen einfügen.
Justus Cappel
Gründer · Forschung & Engineering Doktorand am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Geschäftsprozessmanagement der Universität Münster. Sein Forschungsfeld ist Human-in-the-Loop: wie Mensch und KI in Geschäftsprozessen zusammenarbeiten, um Nutzen zu maximieren und zugleich die Kontrolle zu behalten. Was er erforscht, baut er bei uns ein: in jeden Prozess, der bei euch läuft.
Was uns unterscheidet
- Wir verstehen die Modelle, die wir einsetzen. Unser Know-how kommt aus aktueller Forschung und Jahren in regulierter Enterprise-IT. Deshalb bauen wir, woran Tools von der Stange scheitern, vom einzelnen Kollegen bis zur kompletten Geschäftslösung.
- Human-in-the-Loop. Unsere KI übernimmt die Arbeit, die Entscheidung bleibt bei euch: Routine läuft automatisch, alles Kritische kommt zu euch zur Freigabe.
- Eure Daten bleiben eure Daten. Ihr bestimmt, was überhaupt an ein Modell geht; Sensibles anonymisieren wir vorher. Verarbeitet wird nach DSGVO, gehostet in der EU.
- Direkter Draht zu beiden Gründern. Ihr redet mit denen, die bauen, vom ersten Gespräch bis in den Betrieb. Dazwischen sitzt niemand.
- Geradlinige Umsetzung. Kurze Klärung vorweg, dann wird gebaut und geliefert. Fester Preis, festes Ende.
- Auf Dauer gebaut. Was bei euch läuft, muss jeden Monat liefern. Deshalb legen wir die Zusammenarbeit auf Jahre an.
Erstgespräch anfragen.
Wir sehen uns eure Abläufe an und sagen ehrlich, was sich lohnt und was nicht.
30 Minuten · Kostenlos · Online oder vor Ort
Erstgespräch anfragen
Häufige Fragen.
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Wie lange dauert die Einführung?
Die Kollegen sind fertige Produkte, die wir auf euch zuschneiden. Sobald wir Zugang zu den relevanten Systemen und einen Blick auf euren Ablauf haben, arbeitet der erste Kollege meist in 2 Wochen produktiv. Euer Aufwand beschränkt sich auf das, was nur ihr liefern könnt: Zugänge, eure Wissensbasis, ein paar Beispiele für „so ist es richtig erledigt“. -
Was passiert, wenn der KI-Kollege Fehler macht? Wer trägt die Verantwortung?
Eure neuen Kollegen arbeiten nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip: Routinefälle laufen automatisch, alles Kritische landet als Vorschlag bei euch. Der Kollege bereitet vor, ihr gebt frei. So kann keine Aktion Schaden anrichten, die niemand gesehen hat. Die Entscheidung bleibt bei euch. -
Wie steht es um Datenschutz und Datenhoheit?
Eure Daten bleiben eure Daten. Hosting ausschließlich in der EU, DSGVO-konform, eure Inhalte trainieren keine fremden Modelle. Zusätzlich können kritische Daten anonymisiert werden, bevor die KI damit arbeitet. Und ihr bestimmt jederzeit, worauf ein Kollege zugreifen darf und worauf nicht. -
Was kostet das ungefähr?
Integration des neuen Kollegen in eure Systemlandschaft (individuell) und anschließend ein fester Monatspreis pro Kollege. Der Maßstab: Ein Kollege kostet spürbar weniger als die Stelle, die er entlastet oder besetzt. Was es für euren Fall konkret ist, hängt von Umfang und Anzahl der Kollegen ab. Das klären wir vorab in einer kurzen Konzeptphase, in der wir den Tätigkeitsumfang definieren und die Kosten offenlegen. -
Brauchen wir intern KI-Kompetenz?
Nein. Wir weisen dem Kollegen gemeinsam Aufgaben zu wie einem menschlichen Mitarbeiter. Die Kommunikation läuft in normaler Sprache. Aufbau, Betrieb und Wartung übernehmen wir. Ihr bringt das Wissen über euren Prozess mit, den Rest macht der Kollege. -
Läuft das mit unseren bestehenden Systemen?
Ja. Die Kollegen docken an das an, was ihr schon nutzt: E-Mail, CRM, ERP, Helpdesk, Kalender und weiteres. Wir sind Software-Engineers, keine Klick-Bastler: fehlt eine Schnittstelle, bauen wir sie. Was konkret geht, sagen wir euch nach einem Blick auf eure Systemlandschaft, auch wenn die Antwort mal „das lohnt sich nicht“ lautet. -
Was, wenn wir mit der Lösung nicht zufrieden sind?
Dem beugen wir vor, bevor es losgeht: In einem kurzen gemeinsamen Schritt klären wir die Dinge, an denen es sonst scheitert. Was ist euch besonders wichtig? Woran messt ihr den Erfolg? Daran richten wir den Kollegen aus. Und falls es trotzdem nicht passt: jeder Kollege hat kurze Kündigungsfristen. -
Können wir nur einzelne Kollegen einsetzen oder ist das ein Paket?
Einzeln. Jeder Kollege ist eigenständig. Ihr fangt dort an, wo der Schmerz am größten ist, und holt weitere dazu, wenn es sich rechnet.