Potenziale – Prozesse automatisieren. Wissen nutzbar machen. Ergebnisse beschleunigen.

Wir identifizieren Automatisierungs-Potenziale, bauen praktikable KI-Workflows und liefern messbare Effizienzgewinne - vom ersten Pilot bis zum Roll-out.

✓ Spezialisiert auf KI & Automation • Made in Germany

Ausgewählte Projekte

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KW Media GmbH

KW Media GmbH

Automatisiertes Bewerbermanagement für skalierbares Recruiting

KW Media ist eine Personalvermittlung, die Unternehmen dabei unterstützt, innerhalb von 30 Tagen qualifizierte Mitarbeiter einzustellen. Mit über 400 betreuten Unternehmen und mehr als 1500 erfolgreichen Einstellungen koordiniert das Team täglich dutzende Recruiting-Kampagnen parallel. Die zentrale Herausforderung: Hunderte Bewerbungen aus verschiedenen Kanälen – von Facebook Lead Ads über LinkedIn bis hin zu klassischen Job-Portalen – mussten manuell erfasst, zugeordnet und verarbeitet werden. Dieser zeitintensive Prozess band wertvolle Ressourcen, die im direkten Kundenkontakt besser investiert gewesen wären.


Wir haben für KW Media eine durchgängige Automatisierungslösung entwickelt, die den gesamten Bewerbungsprozess digitalisiert. Herzstück ist ein intelligentes Bewerbermanagement-Portal auf Airtable-Basis, das Bewerbungen aus allen Quellen automatisch aggregiert und den jeweiligen Kundenmandaten zuordnet. Zusätzlich automatisieren wir die Erstellung professioneller Bewerberdossiers – vom formatierten Lebenslauf bis zur kundenfertigen Präsentation. Begleitende E-Mail-Workflows sorgen für konsistente Kommunikation mit Bewerbern, während automatische Erinnerungen und Status-Updates das Team entlasten.


Das Ergebnis: KW Media spart rund 70% der Zeit im administrativen Bewerbermanagement, kann professionelle Dossiers in Sekunden statt Stunden erstellen und verfügt über eine skalierbare Infrastruktur, die mit der wachsenden Kundenzahl mitwächst. Die Automatisierung ermöglicht es dem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die perfekte Vermittlung zwischen Unternehmen und Kandidaten.

85%
Zeitersparnis
400+
Std./Jahr eingespart
75%
Automatisierungsgrad

Zahlen sprechen für sich

+14%

Produktivität im Schnitt

+34% bei weniger Erfahrenen durch KI-Assistenz in der Praxis.

  1. Stanford/MIT-Studie (NBER Working Paper) →

60-70%

automatisierbar

der heutigen Tätigkeiten sind technisch (teil-)automatisierbar – v.a. durch Sprach-/Textverstehen von GenAI.

  1. McKinsey Global Institute (2023) →

30%

niedrigere Kosten

bis zu 30% niedrigere operative Kosten durch Kombination aus Automations-Technologien und Prozess-Re-Design.

    74%

    struggle to scale

    Viele Unternehmen strugglen weiterhin, echten KI-Wert zu heben – Skalierung & "Value-First" sind der Unterschied.

    1. BCG (2024) →

    >1/3

    der Unternehmen

    GenAI binnen eines Jahres in mehr als einem Drittel der Unternehmen mindestens in einer Funktion produktiv im Einsatz.

    1. McKinsey "State of AI" (2023) →

    Leistungen

    Was können wir umsetzen?
    Datenkonsolidierung & Struktur

    Wir führen verstreute Informationen (E-Mails, PDFs, Formulare, Tabellen) zusammen, normalisieren sie und schaffen ein sauberes Datenfundament.

    Workflow-Automation

    Regelbasierte und KI-gestützte Flows (Genehmigungen, Statuswechsel, Aktualisierung in Drittsysteme, Erinnerungen, QA-Checks).

    Live-Erfassung & Protokollautomation

    Gespräche/Meetings live oder aus Audio/PDF in strukturierte Notizen, Aufgaben und Zusammenfassungen überführen.

    Reporting & operative KPIs

    Von "gefühlten Bottlenecks" zu harten Zahlen: Durchlaufzeiten, SLA-Treffer, Nacharbeitsquote, First-Touch-Automatisierung.

    E-Mail/PDF-Intelligence

    Automatisches Erkennen, Extrahieren und Zuordnen von Inhalten (z.B. Anfragen, Profile, Protokolle, Freigaben).

    Integration statt Insellösung

    Anbindung an bestehende Systeme (z.B. CRM/ATS/ERP/PM, Cloud-Speicher, Mails, Kalender, Web-Formulare).

    So arbeiten wir – in drei schlanken Phasen

    Schnell sichtbare Ergebnisse statt Endlos-Projekte: Wir starten mit Klarheit, definieren messbare Quick-Wins und liefern in kurzen Iterationen.

    Phase 1

    Anforderungsabstimmung

    Gemeinsames Verständnis über Status quo, Engpässe und Datenbasis – mit klarer Fokussierung auf 1–2 Quick-Wins. Analytische Betrachtung der Systemarchitektur, Pain Points identifizieren und Fokussierung auf Potenziale mit bestmöglichem Verhältnis aus Nutzen, Risiko und Umsetzbarkeit.

    Anforderungsabstimmung

    Phase 2

    Konzeption der Umsetzung

    Sauber geplantes Zielbild – fachlich, technisch und organisatorisch abgesichert. Vorbereitungen für die Umsetzung: Ziel-Prozess definieren, Rollen/Verantwortungen und Zugriffe festlegen.

    Konzeption der Umsetzung

    Phase 3

    Umsetzungsphase & Test

    Quick-Wins produktiv machen – mit messbarem Effekt und sauberem Handover. Build & Konfiguration der Workflows, gemeinsame Testphase mit Dokumentation & Schulung, Go-Live mit Monitoring & Tracking der KPIs.

    Umsetzungsphase & Test

    Bereit für messbare Effizienzgewinne?

    Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren

    Über Captex

    Wir machen Prozesse messbar besser. Captex steht für pragmatische KI-Implementierung, saubere Datenstrukturen und automatisierte Workflows – mit dem Ziel, manuelle Nacharbeit zu senken, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Entscheidungen zu beschleunigen.

    Die Captex GmbH wurde von Justus Cappel und Ben Teige gegründet – mit dem Ziel, mittelständischen Unternehmen pragmatische und skalierbare Digitalisierungslösungen zu bieten.

    Captex Team - Justus Cappel und Ben Teige

    Justus Cappel

    Geschäftsführer

    Als Doktorand am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Geschäftsprozessmanagement der Universität Münster verknüpft er Forschung mit Praxis. Neben seiner Forschung zu KI-gestützten Systemen berät er Unternehmen dabei, ihre Prozesse durch intelligente Automatisierung effizienter zu gestalten. Was im Labor als Forschungsprojekt beginnt, setzt er direkt in der Praxis um.

    Ben Teige

    Geschäftsführer

    Seit mehreren Jahren im IT Consulting für die Finanzbranche tätig, versteht er durch seine Arbeit mit komplexen IT-Landschaften und regulierten Umgebungen, welche Anforderungen Enterprise-Systeme erfüllen müssen. Seine Expertise sorgt dafür, dass unsere Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen integrieren.

    Unser Anspruch

    Technologie ist für uns Mittel zum Zweck. Wir liefern messbare Effekte: weniger Nacharbeit, stabile Prozesse, einheitliche Dokumente – und damit Zeit für das, was wirklich zählt.

    Bereit für 2 Quick-Wins in 14 Tagen?

    Lassen Sie uns gemeinsam Ihre größten Effizienz-Potenziale identifizieren und in messbare Ergebnisse umwandeln.

    Schneller Start

    Erste Ergebnisse in Wochen, nicht Monaten

    Messbare Erfolge

    KPIs und Metriken von Anfang an

    Kein Risiko

    Transparente Prozesse auf Augenhöhe

    Unverbindliche Erstberatung – Wir analysieren Ihre Potenziale

    Aus der Praxis: Unsere SaaS-Lösungen

    In unserer Beratungstätigkeit begegnen uns immer wieder ähnliche Herausforderungen im Bereich der digitalen Transformation und Prozessoptimierung. Dabei haben wir systematische Marktlücken identifiziert, die wir mit fundierten Lösungsansätzen adressieren können. Aus diesen Erkenntnissen heraus entstehen unsere SaaS-Lösungen – Produkte, die unsere langjährige Expertise in skalierbare Werkzeuge überführen.

    Vocal Vitae

    Vocal Vitae automatisiert die Dokumentenerstellung für deutsche B2B-Professionals. Die Plattform verwandelt gesprochene Inhalte aus Beratungsgesprächen, Interviews und Meetings direkt in fertige Dokumente – von Wertpapier-Beratungsberichten über Therapiedokumentationen bis zu Projektberichten. Mit individuell anpassbaren Templates und Echtzeit-Transkription entfällt manuelle Nacharbeit fast vollständig.

    Vocal Vitae Logo

    Die Lösung für Ihre digitale Transformation